وحددت الهيئة ثمانية شروط للإعفاء من غرامات التأخير، يجب أن ينطبق أحدها على المتقدمين، وهي:
الفرد الذي غادر الدولة ومضى عليه أكثر من ثلاثة أشهر خارج الدولة، أو المقيم الذي انتهت إقامته وهو خارج الدولة، وانتهت مدة صلاحية بطاقة هويته بعد تاريخ المغادرة، على أن يثبت ذلك بتاريخ الخروج المثبت بوثيقة سفره.
والشرط الثاني الفرد الذي انتهت بطاقة هويته بعد إبعاده بأمر أو قرار إداري أو حكم قضائي، أو المحجوز جواز سفره على ذمّة قضايا أو بسبب تجديد جواز السفر، على أن يثبت ذلك بموجب كتاب أو إيصال يصدر عن الجهة المختصّة التي أبعدته أو أوقفته على ذمّة قضايا أو بإيصال تجديد جواز السفر.
والثالث الفرد المصاب بمرض معدٍ أو المقعد سريرياً أو ذوو الإعاقة الكلية أو الجزئية، على أن يثبت ذلك بموجب شهادة طبية صادرة عن الجهات المختصة بالدولة، والرابع فئة البعثات الدبلوماسية والقناصل بالسفارات والقنصليّات ومن في حكمهم داخل الدولة.
والخامس فئة كبار السنّ (70 سنة فما فوق) غير القادرين على الوصول إلى مراكز خدمة المتعاملين في إمارات الدولة، على أن يثبت ذلك بموجب خلاصة القيد أو جواز السفر أو أية وثيقة أخرى معتمدة بالدولة تفيد تحديد سنّ المتعامل.
والشرط السادس فئة الخاضعين للضمان الاجتماعي ومكفوليهم، على أن تثبت حالتهم بموجب شهادة رسمية صادرة عن وزارة الشؤون الاجتماعية بالدولة أو الجهات المختصة، والسابع الفرد الذي لم تصدر له بطاقة هوية عن المدة قبل حصوله على جنسية الدولة، وقبل حصوله على خلاصة القيد.
والشرط الأخير التأخير الناتج عن خطأ مرفقي أو لسبب يعود لأنظمة الهيئة أو أحد موظفيها أو أحد مكاتب الطباعة المكلفة من قبل الهيئة، وترتب على ذلك الخطأ التأخير في التسجيل أو تجديد بطاقة الهوية.
وحول الشروط والأحكام، بينت الهيئة أنه يمكن تقديم الطلب في مكتب الطباعة أو من خلال الاستمارة الإلكترونية على موقع الهيئة، واستخراج رقم طلب استمارة تسجيل دون طباعة الطلب، ومن ثم التواصل مع أحد مراكز الخدمة التابعة للهيئة لإدراج الرقم في النظام كي يتم إعفاؤه من الغرامة في حال موافقته لأحد الشروط الثمانية.
وبالنسبة للوثائق المطلوبة للراغبين من المواطنين، فيجب إحضار خلاصة القيد ودليل يدعم طلب المتعامل ورقم بطاقة الهوية أو رقم الطلب ومعلومات الاتصال وجواز السفر الأصلي ساري المفعول، أما بالنسبة لمواطني دول مجلس التعاون فالمطلوب دليل يدعم طلب المتعامل ورقم بطاقة الهوية أو رقم الطلب ومعلومات الاتصال وجواز السفر الأصلي ساري المفعول.
وبالنسبة للمقيمين فيجب عليهم إحضار دليل يدعم طلب المتعامل، رقم بطاقة الهوية أو رقم الطلب، معلومات الاتصال، جواز السفر الأصلي ساري المفعول، إذن الدخول الأصلي ساري المفعول (للوافدين)، تأشيرة الإقامة الأصلية سارية المفعول.
